文書認証の概略説明

１ 公証役場での「認証」とは、
　　ある文書の作成について、
　　その作成者が、真実その文書を作成した（署名して完成した）ことを、
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　公証人が証明することです。
　　　　　　文書そのものは、（署名を除きそれ以外）作成済みのものを
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　ご持参頂かなければなりません。
　　後記のとおり署名を認証することになるので、署名認証と呼ばれます。
　（文書の内容が真実であることを証明するものではありません。ご注意下さい。
　　　　　　　　　　　　　　　但し、後記★2「宣誓認証」という制度もあります。ご一読下さい。）

　⑴作成者ご本人が、公証人の前でその文書に署名押印して文書を完成するのが原則です。
　　　　ご本人は
　　　　　
　　　　　①実印と印鑑（登録）証明書、
　　　　　　　　又は、
　　　　　②運転免許証等写真入身分証明書（公的機関発行のもの）と認印
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　をご持参頂きます。

　　　　　③作成者が法人の場合は、法人の、①及び登記事項証明書が必要です。

　⑵ご本人が役場においでになれないときは、
　　　代理人が、ご本人の委任状を持参されて、認証を受けることもできます。
　
　　　　ご本人が
　　　　　　　　実印を押捺した、当該文書と委任状
　　　　　　　　　　　　　　　及び
　　　　　　　　その印の印鑑（登録）証明書
　　　　　　　　
　　　　　　　　　　　　　　　　　　を代理人が持参されることにより、
　　　　　　　ご本人が面前署名する⑴の場合と同様に扱えることとなります。
　　　　　　　そして、代理人についても、上記①又は②の資料が必要です。

　　　　　　　★1 謄本認証
　　　　　　　　　これは、公証役場に原本と謄本を同時にお持ち頂き、
　　　　　　　　　公証人が、その謄本を原本と対照して、原本と相違ない旨を認証するものです。
　　　　　　　　　したがって､１の署名認証とは性質を異にします。
　　　　　　　　　後述しますが、公文書については、公文書を作成した公的機関が謄本認証しますので、
　　　　　　　　　公証人が謄本認証することはできません。
　　　
２　文書の種類
　　認証の対象となるのは、私人の文書（法律効果と無縁のものは対象となりませんし、
　　　　内容が適法なものに限られます）のみです。
　　公文書は、それを作成する公的機関が証明するのが本来ですので、
　　　公証役場で認証することはできません。　　
　　　（３　「外国提出用・・・」の★3「公文書については」以下もご覧下さい）
　　　　　　　
　　　　　　　★2　宣誓認証（宣誓供述書）　
　　　　　　　　　文書の作成者が、
　　　　　　　　　公証人から、内容が虚偽である場合の制裁も告げられた上、
　　　　　　　　　その文書の内容が真実である旨を宣誓して、署名し、
　　　　　　　　　公証人が、
　　　　　　　　　「文書作成者が内容の真実であることを表明した」旨
　　　　　　　　　を証明するものです。
　　　　　　　　　これにより、当該文書を宣誓供述書として用いることができます。
　　　　　　　　　当該文書は、改ざん等のおそれなく公証役場で保存されますので、
　　　　　　　　　証拠保全の有力な方法となります。
　　　　　　　　　こうすることによって紛争の発生に備え、その予防につなげることができ、
　　　　　　　　　また、紛争の重要証人の記憶が劣化する前に証拠化しておく
　　　　　　　　　等の必要に応えることができます。

３　外国提出用文書の認証
　　　外国文文書については原則として翻訳文を提出して頂く必要があります。
　　　（公証人が内容を理解しうる限り、外国語で作成された証書であっても、
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　訳文の提出を求めずに認証することができます。）
　　　文書を外国に提出する場合には、
　　　　文書作成者（あるいは翻訳者）に上記した１の認証を受けて頂くだけでは足りず、
　　　　これをさらに別の公的機関が証明することが必要になります。
　　　一般的には、１の認証が済んだものに、
　　　
　　　　ｱ　法務局長が「公証人が認証したこと」を証明し、
　　　　
　　　　ｲ　さらに、外務省がこれに公印証明等をする
　　　
　　　という形になります。
　　　そして、文書を提出する相手国が
　　　　
　　　　①　ヘーグ条約に加盟している場合は、
　　　　　以上の手続の済んだ文書をそのまま相手国に送ることができます。
　　　　
　　　　②　ヘーグ条約非加盟国の場合は、
　　　　　その文書を当該国の領事館で領事認証して貰う必要があります。
　　　
　　　なお、東京と神奈川の公証人会における暫定試行として、
　　　　上記ｱ、ｲの手続を簡略化し、
　　　　　公証人による認証後、法務局、外務省に回られなくて済む様式の書面
　　　　が用意されていますので、便利です。

　　　　★3　公文書については
　　　　　上記のとおりその文書自体を認証することはできませんし、
　　　　　また、謄本認証をすることもできませんが、
　　　　　多くは、
　　　　　
　　　　　　⑴　その公文書を当該外国語に翻訳し、
　　　　　　　翻訳者が、添付の公文書を誠実に翻訳した旨を
　　　　　　　宣言する宣言書（Ｄｅｃｌａｒａｔｉｏｎ）に署名して、
　　　　　　　公証人がこれを認証する方法で、
　　　　　　　当該外国の相手側の求めに応ずることができます
　　　　　　　　（宣言書に翻訳書、公文書を添付する形になります）。
　　　　　
　　　　　　⑵　コピーの添付が許される場合は、
　　　　　　　関係会社等がその公文書のコピーを取り、
　　　　　　　「原本の真正なコピーであり、その内容どおり（具体的に記載）の事実がある」旨
　　　　　　　の宣言書又は証明書を作成して、これを公証人が認証するという方法
　　　　　　　もあります。
　　　　　
　　　　　　⑶　コピーの添付が許されない旅券
　　　　　　　（旅券コピーは旅券の代用として悪用される危険
　　　　　　　　があるので、コピーの添付は許されません）等の場合は、
　　　　　　　たとえば、旅券の内容を文章にし、
　　　　　　　　　これを自分が発給されていて、
　　　　　　　　　内容どおり（具体的に記載）の記載がある旨の
　　　　　　　宣言書を作成して、これを公証人が認証する方法で、
　　　　　　　求めに応じ得る場合があります。

４　文書認証の手数料
　　　認証の手数料は、原則１万１，０００円です。
　　　　但し、その文書を証書としてお作りした場合の手数料額の１０分の５の額が、
　　　　　１万１，０００円を下回るときは、その下回る額が認証の手数料となります。
　　　謄本認証の手数料は、５，０００円です。
　　　また、宣誓認証の手数料は、１万１，０００円です。

　　　外国文の認証については、上記の額に６，０００円が加算されます。
　　　　外国文委任状の認証
　　　　　上記した証書とする場合の手数料が７，０００円ですので、
　　　　　その１０分の５の３，５００円に６，０００円の加算がされて
　　　　　９，５００円となります。